Diferencia entre automatizar y sistematizar en los negocios

La tecnología es parte de nuestra vida y nuestro trabajo. Mientras más avanza más se integra y cambia la forma en que hacemos negocios, así como la elaboración de productos y servicios. Y a menudo hay términos confundidos.

Algunos de ellos son los relacionados a automatizar y sistematizar. Y es que para quienes los han explorado de manera ligera, pueden pensar se trata de lo mismo. Pero la realidad es que si bien tienen algunas ideas similares, no lo son.

Diferenciando entre automatizar y sistematizar.

Lo mejor que podemos hacer es primero explicar cada uno por separado, para entender mejor.

¿Qué es la automatización?

La automatización es el proceso de hacer que un sistema o proceso funcione automáticamente sin intervención humana. Esto se hace cada vez más común al día de hoy, lo que consideran algunos una amenaza al empleo.

Te voy a poner un ejemplo, si tienes una tienda en línea, puedes automatizar el proceso de envío de correos electrónicos de confirmación de pedidos a tus clientes. De igual forma puedes automatizar la facturación, la gestión de inventario y la gestión de la cadena de suministro.

¿Cuáles son las ventajas de automatizar?

La automatización tiene varias ventajas para los negocios, incluyendo:

• Mayor eficiencia: Al automatizar los procesos, los negocios pueden trabajar de manera más eficiente, ahorrar tiempo y reducir errores humanos.
• Reducción de costos: Este proceso de igual forma puede ayudar a reducir los costos al reducir la necesidad de mano de obra humana y al mejorar la precisión del proceso.
• Mejora de la calidad: Este proceso se puede poner a debate dependiendo del giro, pero se argumenta que reduce el riesgo de errores humanos y se mejora la calidad de los productos o servicios.
• Mayor flexibilidad: Los cambios son algo constante y esto permite a los negocios adaptarse rápidamente a los cambios en el mercado y en las demandas de los clientes. Pues a fin de cuentas, solo es mover el sistema.

¿Qué es la Sistematización?

Es básicamente crear sistemas, gracias a ellos podemos realizar de forma ordenada y estructurada una tarea o proceso específico. Dicen que si pudiéramos crear sistemas a todo, la vida sería mucho más fácil.

Piensa por ejemplo si tuvieras una empresa de construcción, puedes crear el proceso paso a paso de construcción de una casa, desde la planificación hasta la finalización. Eso haría que sea más fácil de replicar a futuro.

¿Y cuáles son sus ventajas de la sistematización?

Tiene varias ventajas para los negocios si sabes organizarlas, incluyendo:

• Mayor consistencia: Al sistematizar los procesos, se asegura una mayor consistencia en la calidad y en la forma en que se llevan a cabo las tareas.
• Reducción de errores: Al tener un sistema ordenado y estructurado, se reducen los errores y se mejora la calidad del trabajo.
• Mayor eficiencia: Al trabajar bajo un sistema permite a los negocios trabajar de manera más eficiente al tener un proceso claro y ordenado.
• Mayor escalabilidad: El tiempo ha demostrado que ayuda a los negocios crecer y expandirse más fácilmente al tener un proceso claro y ordenado que se puede replicar.

Conclusión:

La diferencia principal entre la automatización y la sistematización es que la automatización se enfoca en hacer que los procesos sean automáticos y sin intervención humana, mientras que la sistematización se enfoca en establecer un sistema claro y ordenado para llevar a cabo una tarea o proceso.

¿Cuál es la mejor opción para mi negocio?

La elección entre automatizar y sistematizar depende de las necesidades y objetivos específicos de tu negocio. Ambas opciones tienen ventajas y desventajas, y la elección correcta dependerá de los requisitos de tu negocio e incluso del carácter del dueño.

Si lo que buscas que se haga se enfoca en procesos repetitivos y rutinarios, aplicar automatización puede ser la mejor opción para reducir costos y mejorar la eficiencia. Si, por otro lado, tu negocio se enfoca en procesos más complejos y variados, la sistematización puede ser la mejor opción para mejorar la calidad y consistencia del trabajo.

Lo mejor es consultar con expertos antes de realizar cualquier cambio, de esta forma saber que será lo mejor para las necesidades de tu negocio.